Messeauftritt Tipps: So können Sie sparen

In Zeiten des digitalen Fortschritts setzen viele Unternehmen ihr Marketing-Budget überwiegend für Online-Präsenz, Werbung im World Wide Web und auf Social Media ein. Dennoch ist es nach wie vor ein lukrativer Weg, Live-Präsenz auf Messen zu zeigen. Die Möglichkeit, potenziellen Interessenten oder Geschäftspartnern persönlich zu begegnen und mit ihnen ins Gespräch zu kommen, ist ein wichtiger Bestandteil der Akquise und für viele Anbieter, speziell von Dienstleistungen, ein unverzichtbares Tool zur Neukundengewinnung. Allerdings kann das Budget durch (vermeidbare) Planungsfehler schnell überreizt werden. Daher ist ein guter Plan, eine durchdachte Vorbereitung und ein kontrolliertes Ausgeben des Werbebudgets für einen gelungenen Messeauftritt unbedingt vonnöten.

Planung des Messeauftritts

Grundlage für den Erfolg eines ergebnisorientierten Messeauftritts ist das Festlegen eines Budgets, welches zur Planung, Durchführung und Nachbereitung der Messe zur Verfügung steht. Denn mit dem Buchen des Standes ist es längst nicht getan. Neben der Standmiete fallen unter Umständen Kosten für Auf- und Abbau, Personal, Unterkunft, Mobilität, Reisen, Technik, Marketingmaterialien und vieles mehr an.

 

Ein detaillierter Budgetplan ist besonders dann wichtig, wenn es sich um eine Messe im Ausland handelt. Neben dem langfristig möglichen Buchen der Flüge kann in der Heimat vergessenes Equipment nicht mal eben schnell nachgeschickt werden bzw. kostet der Transport oder die Neuanschaffung vor Ort eine Menge Geld.

Kostenfalle Personal

Einer der am häufigsten unterschätzten Kostenpunkte, ist der des Personals. Die Tage auf einer Messe sind in der Regel lang und die Stundenlöhne für Manpower summieren sich schneller als man denkt. Kommen bei mehrtägigen Messen zusätzlich Übernachtungs- und Verpflegungskosten hinzu, reißt der Personalbaustein ein riesiges Loch in die Kasse und der vorgesehene Budgetplan kann kaum gehalten werden.

 

Kosten lassen sich nicht nur durch eine durchdachte Planung reduzieren, sondern auch durch das Erbringen von Eigenleistung. Stellen Sie Ihre eigene Arbeitskraft zur Verfügung. Schon benötigen Sie eine Personalstelle weniger und haben bares Geld gespart.

Rechtzeitig planen

Das frühzeitige Planen eines Messeauftritts hilft enorm dabei, unnötige Kosten zu reduzieren. Besonders das Buchen von Unterkünften, Mobilität (Fahrkarten, Fahrzeuge…) oder auch das Besorgen von Equipment nimmt häufig mehr Geld in Anspruch, wenn es kurzfristig notwendig ist. Mit genügend Vorlauf lassen sich Preise vergleichen und Angebote mitnehmen. Auch bleibt Ihnen genügend Zeit für Anpassungen, wenn Änderungen gewünscht oder seitens des Veranstalters notwendig werden. Zudem ist mit genügend Vorlaufzeit das Aushandeln bzw. das Beantragen einer Förderung möglich. Speziell Start-ups bekommen häufig Vergünstigungen, wenn es um das Thema Standmiete geht. Ganz nebenbei, schont rechtzeitiges Planen die Nerven aller Beteiligten.

Die Werbegeschenke

Messen haben den Sinn, gesehen zu werden und im Gedächtnis zu bleiben. Was bietet sich da besser an, als Werbegeschenke in Form von sogenannten Goodie-Bags zu besorgen und mit Flyern und Broschüren auf sich aufmerksam zu machen? Kleine Give-Aways wie Kugelschreiber, Süßigkeiten und themenbezogene Geschenke (z.B. ein Zollstock für einen Tischlerbetrieb) dürfen heute an keinem Messestand mehr fehlen.

 

Die Herstellungskosten können das Budget stark belasten. Überlegenswert ist es daher, entweder auf digitales Marketing umzusteigen oder sich vor allem auch ökologische Alternativen zu überlegen. Vor allem aber sollte darauf geachtet werden, dass übrig gebliebene Präsente auch bei der nächsten Veranstaltung noch genutzt werden können. Vermeiden Sie Nahrungsmittel, die schnell verderben, oder Give-Aways, die mit einem Datum versehen sind.

Kosteneinsparungen beim Messeauftritt

Bevor es zur Messe und zum Aufbau des Messestandes geht, haben Messekunden viel Einsparpotential. Häufig summieren sich viele kleine Rechnungen zu einem unübersichtlichen Kostenberg und sorgen bereits im Vorfeld für Frust und Ernüchterung. Zudem steigt der Druck, dass die Messe ein absoluter Erfolg werden muss, will das investierte Kapital wieder reingeholt werden. Wichtig bei mehrtägigen Messen ist, dass rund um eine Messewoche die Hotels und Unterkünfte unverhältnismäßig teuer sind und somit dieser Kostenpunkt zum Budget-Grab werden kann.

 

Rechtzeitiges Buchen kann unnötiges Geldausgeben verhindern, allerdings gibt es Alternativen, um die Ausgaben für benötigte Unterkünfte zu senken. Für gewöhnlich ist die Infrastruktur rund um ein Messegelände sehr gut ausgebaut und bietet exzellente Möglichkeiten, den Veranstaltungsort mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. Eine Unterkunft ein paar Kilometer außerhalb der Stadt verlängert nur minimal die Fahrzeit, spart jedoch eine Menge wertvolles Budget.

Auf die Qualität kommt es an

Zunächst wird das Equipment besorgt. Hier gilt der altbekannte Satz: Wer billig kauft, kauft zweimal. Achten Sie beim Kauf von Material auf eine gute Qualität. Das erspart Ihnen einen eventuell benötigten spontanen Zwangskauf, sollte während der Messe etwas kaputtgehen und ist zusätzlich für spätere Veranstaltungen sinnvoll, da Sie das Equipment erneut einsetzen können und es nicht jedes Mal neu kaufen müssen. Im Sinne der Nachhaltigkeit sollte das ohnehin Priorität haben. Wer für seinen Messeauftritt Tipps zur Nachhaltigkeit beachtet, kann sowohl für die eigene Brieftasche als auch für die Umwelt Gutes tun.

Durch Digitalisierung Geld und Zeit sparen

Wer von haptischen Werbematerialien sowie Goodies für Kunden absieht und auf digitale Alternativen umsteigt, kann sowohl im Vorfeld als auch während einer Messe eine Menge Geld sparen. Nicht nur, dass anlassbezogene Werbematerialien in der Regel zu viel gekauft werden und unnötigerweise übrigbleiben und weggeworfen werden. Leider haben Werbegeschenke oftmals nicht den gewünschten Mehrwert, den sich die Firmen beim Kauf dieser versprechen. Sparen Sie sich das Geld für Printmaterialien sowie die hohen Lager- und Transportkosten.

Digitale Kontaktdatenerfassung und softwaregesteuertes Lead Management sorgt für eine deutlich kürzere Nachbereitungszeit und ermöglicht die individuelle Betreuung von potenziellen Neukunden, da sich interessenbezogene Inhalte automatisiert versenden lassen. Die erhöhte Relevanz der versendeten Inhalte sorgt für eine persönlichere Bindung zu den angeschriebenen Interessenten und sorgt von Beginn an für eine höhere Kundenzufriedenheit.

Preiswerten Stand gestalten

Allein beim Auf- und Abbau lassen sich eine Menge Kosten vermeiden. Viele Messeveranstalter bieten eine All-inclusive-Lösung an, welche jedoch auch kostenintensiv ist. Auf- und Abbau in Eigenregie hilft, Kosten zu minimieren und bietet genügend Flexibilität für kurzfristige Änderungen. Preiswert sollte jedoch nicht billig heißen. Sieht der Messestand minderwertig aus, wirbt das nicht für die Qualität Ihrer Firma. Finger weg von Billigware. Sparen Sie nicht am falschen Ende. Wird niemand auf Sie aufmerksam, weil Ihnen aufgrund des optisch miserablen Messeauftritts schlechte Qualität unterstellt wird, hat sich unter Umständen die gesamte Investition nicht gelohnt.

Achten Sie zudem darauf, wiederverwertbares Equipment einzukaufen. Werbe- und Marketingmaterialien sowie Gestaltungsmobiliar sollte so ausgesucht werden, dass es auch bei zukünftigen Veranstaltungen zum Einsatz kommen kann. Die Funktionalität sollte hier außerdem beachtet werden. So lassen sich Banner und Grafiken am besten austauschen und für mehrere Anlässe nutzen. Kompakte Bauweisen verhindern hohe Lager- und Transportkosten. Für Outdoor-Veranstaltungen eignen sich zum Beispiel hervorragend Faltzelte. Zusätzliche sollten sich die Module leicht aufbauen lassen. Das spart Zeit und somit Personalkosten.

Weniger ist mehr

Ein weiterer Punkt ist die Frage der Menge. „Viel hilft viel“ ist nicht immer das Motto, nachdem verfahren werden sollte. Überladen Sie den Stand nicht, sondern konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen. Zeigen Sie der potenziellen Kundschaft, was Sie auszeichnet, wofür Ihr Unternehmen steht, und vermeiden Sie eine visuelle und akustische Überlastung. Weniger ist mehr!

Fazit

Nach wie vor sind Messen für Unternehmen wichtige Instrumente, um neue Kunden kennenzulernen, die Vernetzung mit Geschäftspartnern zu verbessern und Werbung in eigener Sache zu machen. Die Kosten explodieren jedoch schnell, wenn uninspiriert, wenig nachhaltig, kurzfristig, kurzsichtig und schlecht organisiert geplant wird. Das Achten auf ein paar wenige, aber wichtige Punkte, kann dazu führen, dass eine Messe finanziell nicht eskaliert. Daher sind beim Planen eines Messeauftritts Tipps besonders wertvoll. Ganz nebenbei, kann bei einer gut organisierten Veranstaltung die benötigte Konzentration auf den eigentlichen Fokus, die Messe, gelegt werden. Das führt in der Regel zu einem deutlich höheren Erfolg, sowohl für die Firma als auch für das eigene Befinden.